Projekte für den gegenwärtigen Arbeitsmarkt, um Wissen zu sichern

Seit dem Jahr 2009 steigt die Anzahl der bei der Bundesagentur für Arbeit gemeldeten offenen Stellen stetig an. Daraus folgt, dass Ihren Mitarbeitenden auf dem Arbeitsmarkt immer mehr Möglichkeiten offenstehen. Gleichzeitig ist heute die Hälfte der Deutschen älter als 45 Jahre und allmählich geht die Generation der Baby-Boomer in den Ruhestand. Vor dem Hintergrund der Personalfluktuation und des demografischen Wandels wird ein gut durchdachtes Wissensmanagement in den Unternehmen immer unverzichtbarer, um das vorhandene Wissen zu sichern. Nur so bleibt das Kapital des bestehenden Wissens erhalten.

© pixabay.com, Moderierte Übergabegespräche sichern das Wissen kostengünstig und umfassend.

Damit das Wissen Ihrer Mitarbeitenden mit deren Ausscheiden nicht verlorengeht, sollten Sie für einen strukturierten Wissenstransfer sorgen. Um das Wissen zu sichern und dauerhaft abrufbar zu machen, sollte es idealerweise verschriftlicht werden. Hierfür eignet sich eine detaillierte Erfassung der Arbeitsabläufe und der Hintergrundinformationen mit jedem und jeder einzelnen Mitarbeitenden. Gerade in größeren Unternehmen mit mehreren Hundert beziehungsweise mehreren Tausend Beschäftigten erscheint dieses Unterfangen nicht leistbar. Umgekehrt würden die Kosten aber ins Unermessliche steigen, wenn Sie diese Aufgabe an Externe übergäben.

Checklisten, um das Wissen zu sichern

In der Vergangenheit standen mehrere unserer Kunden vor diesem Problem. Natürlich erkannten wir, dass wir kaum von ihnen verlangen konnten, uns damit zu beauftragen, beispielsweise 600 Mitarbeitende zu interviewen. Zwar wäre mit einer sehr hohen Ergebnisqualität zu rechnen, wenn unsere Consultants jeden einzelnen Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin in einem jeweils zwölfstündigen Interview befragten. Doch gleichzeitig erkannten wir, dass nicht jede Position dieses Kostenaufwands bedarf.

Aus diesem Grund entwickelten wir eine Checkliste, anhand derer die Mitarbeitenden unserer Kunden ihr Wissen selbst erfassen konnten – vielleicht nicht ganz so detailgetreu wie es im Gespräch theoretisch möglich wäre, aber doch für den Alltag ausreichend. Schnell erkannten wir aber, dass eine pauschale Checkliste zu theoretisch wäre. Daher begannen wir, die Liste für unsere Kunden zu individualisieren, um eine realitätsnahe Erfassung des Wissens zu ermöglichen.

Doch solch ein – immernoch einigermaßen komplexes – Dokument ist nicht selbsterklärend. Heute führen wir daher mit einem ausgewählten Personenkreis Workshops durch, um den optimalen Einsatz der Checklisten und somit den Weg zu einer zielführenden Wissenssicherung zu vermitteln.

Moderierte Übergabegespräche

Wer allein vor seinem Rechner sitzt und Wissenssicherung betreibt, setzt unter Umständen einzelne Faktoren als gegeben voraus, die für Nachfolgende alles andere als selbstverständlich sind. Gleichzeitig wissen wir Menschen sehr viel mehr als uns eigentlich bewusst ist. Daher kann die Interviewmethodik gerade an Schlüsselpositionen hilfreich sein, um die Übergabe einer Stelle möglichst effektiv zu gestalten. So bleibt das Wissen als Kapital im Unternehmen und die Einarbeitungszeit verkürzt sich immens.

Daher haben wir das Konzept der moderierten Übergabegespräche entwickelt. Wie der Name schon sagt, sitzt neben ausscheidendem und nachfolgendem Mitarbeiter ein Moderator oder eine Moderatorin mit am Tisch, der oder die an gegebenen Stellen tiefer nachfragt und den ausscheidenden Mitarbeiter wenn nötig aus der Komfortzone holt. Auf diese Weise ergeben sich vollständigere Informationen als wenn die Wissenssicherung „im stillen Kämmerlein“ erfolgte.

Was wir Ihr Wissen sichern

Auch ein moderiertes Übergabegespräch führt sich nicht intuitiv, wenn der Anspruch einer ansatzweisen Vollständigkeit besteht. Daher haben wir einen Leitfaden entwickelt, der dem Moderator oder der Moderatorin zur Vorbereitung des Gesprächs dienen und als Hilfestellung während des Gesprächs zur Verfügung stehen soll. Gern unterstützen wir Sie außerdem dabei, die Übergabegespräche mit den „richtigen“ Personen aufzustellen und zu organisieren. Für Stellen, an denen die Kosten für ein Übergabegespräch nicht lohnenswert erscheinen, erstellen wir gern eine unternehmensindividuelle Checkliste für die Wissenssicherung.

Mehr zum Thema Wissensmanagement erfahren Sie hier.

Quellen:
Bundesagentur für Arbeit: Gemeldete Arbeitsstellen nach Berufen (Engpassanalyse) (Monatszahlen). Deutschland, August 2019.
Statistisches Bundesamt: Mitten im demografischen Wandel.

zurück zum Blog