Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Worin unterscheidet sich nun Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung von Wissensmanagement in der Privatwirtschaft? Was müssen Sie beachten?

© picjumbo.com, Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung und Wissensmanagement für Stadtwerke

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung und Stadtwerken

© picjumbo.com, Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Zunächst einmal: einige Dinge hat Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung dann doch gemein mit Wissensmanagement in Unternehmen bzw. der Privatwirtschaft.

Dies sind insbesondere der Wandel der Informationsgesellschaft und der Generationenwechsel bzw. der demographische Wandel: Was diesbezüglich für Unternehmen in Sachen Wissensmanagement gilt, ist ohne Abstriche auf die öffentliche Verwaltung übertragbar. Was das Thema Wissensmanagement grundsätzlich noch umfasst, können Sie hier lesen.

Spezifisches Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Verwaltungstätigkeiten sind bislang naturgemäß sehr stark mit „Papierprozessen“ bzw. beleghaften Prozessen verbunden. In den letzten Jahren hat in den Verwaltungen auf jeder Ebene jedoch eine starke Veränderung eingesetzt. Der Fokus lag insbesondere auf Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Digitalisierung und Verschlankung der Prozesse (Entbürokratisierung). Neue Angebote für Bürger, wie z.B. virtuelle Bürgerbüros oder Online-Formularwesen sind erste Ergebnisse. Beim Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung sollten sie daher besonderen Augenmerk auf folgende Besonderheiten legen:

  • Die Potentiale in Prozessoptimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nach wie vor immens. Die Herausforderung liegt aktuell darin, geeignete IT-Lösungen zu finden, die zukunftsfähig sind und nicht wieder nur Insellösungen darstellen.
  • Die Organisationskultur differiert stark. Es gibt Bereiche, in denen IT-Affinität und Modernisierungsdrang stark ausgeprägt sind, es gibt aber auch Bereiche, die davon noch einige Jahre entfernt sind. Gehen Sie mit Fingerspitzengefühl vor und wählen Sie mehrstufige Methoden. Bieten Sie Alternativen, welche dennoch die Alltagsprobleme lösen.
  • Die meisten Verwaltungen wissen um die Probleme des demographischen Wandels oder befinden sich bereits mitten drin. Die Konzepte, dieses Wissens in Breite zu sichern kosten aber sehr viel Zeit. Die Zeit drängt aber und Sie sollten daher Methoden wie z.B. Checklisten zur Eigenerfassung von Wissen nutzen oder Leitfäden zu strukturierten Übergabegespräche unterstützen.
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