Der optimale Einarbeitungsplan für die Einarbeitungszeit

Welche Ziele soll ein Einarbeitungsplan – neben der obligatorischen Verkürzung der Einarbeitungszeit – noch erfüllen? Wie soll ein Einarbeitungsplan gestaltet werden? Hier geben wir Antworten darauf.

© pixabay.com, Der optimale Einarbeitungsplan für die Einarbeitungszeit

Aus Sicht des Mitarbeiters soll ein Einarbeitungsplan solch eine strukturierte Einarbeitung ermöglichen, dass vom ersten Tag an ein vorbereiteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sein neues Arbeitsumfeld schnell vertraut wird, alle relevanten Informationen zu seinen neuen Tätigkeiten je nach Dringlichkeit übersichtlich zur Verfügung gestellt werden und eine Einarbeitungszeit ohne Unsicherheit gewährleistet ist.

Aus Sicht des Unternehmens soll ein Einarbeitungsplan solch eine strukturierte Einarbeitung ermöglichen, dass – ganz gleich, welche Position und welche Tätigkeitsbereiche die Stelle betreffen – eine Einarbeitung in gleichbleibend hoher Qualität gewährleistet wird, neue Mitarbeiter vom ersten Tag an zufrieden sind und Einarbeitungszeiten nach Möglichkeit auf ein Minimum reduziert werden.

Beschäftigte, die einen oder bereits mehrere Stellenwechsel hinter sich haben, berichten häufig vom „kalten Wasser“ und geben ihre Einarbeitungszeit mit 4-6 Monaten an, nicht wenige sogar mit 6-9 Monaten. Dabei können Sie durch einen Einarbeitungsplan die Einarbeitungszeit auf 3 Monate verkürzen, bei manchen Stellen konnten wir die Einarbeitungszeit nach Einschätzung der neuen Mitarbeiter sogar auf unter 1 Monat senken.

Hier lesen Sie, wie das Thema Einarbeitung in das Thema Wissensmanagement eingebettet ist.

Wichtige Rahmenbedingungen für einen Einarbeitungsplan zur Verkürzung der Einarbeitungszeit

Zunächst sollten Sie sich bewusst werden, welche Ziele Sie mit dem Einarbeitungsplan verfolgen und wie die jeweiligen Rahmenbedingungen sind.

  • Hat die Stelle, für die Sie den Einarbeitungsplan erstellen möchten, einen hohen Anteil an Routinetätigkeiten, also Tätigkeiten, die immer gleich oder sehr ähnlich zu erledigen sind, oder hat sie eher einen hohen Anteil an individuellen und häufig unterschiedlich zu erledigenden Aufgaben?
  • Wird, wenn der neue Mitarbeiter die Stelle antritt, der Vorgänger noch verfügbar sein, so dass eine überschneidende Einarbeitungszeit und ein persönlicher Austausch möglich ist, oder wird der Nachfolger die Stelle antreten, wenn der Vorgänger schon nicht mehr im Haus ist?
  • Welche inhaltlichen Aufgaben hat der neue Mitarbeiter konkret, ist er Führungskraft oder nicht, liegen die Tätigkeitsbereiche im technischen oder im nicht-technischen Umfeld?

Dabei ist der grundsätzliche Aufbau unseres Einarbeitungsplans immer gleich und kann aus unserer Erfahrung heraus für alle Szenarien verwendet werden. Jedoch sollte ein Einarbeitungsplan grundsätzlich in ein Einarbeitungskonzept zur Personaleinführung eingebettet sein, welches aus zwei Bestandteilen bestehen sollte:

  • Dem Einarbeitungsplan: Dies ist der organisatorische Zeitplan der Einarbeitungszeit
  • Einem Jobhandbuch: Dies ist eine Einarbeitungsmappe mit der Struktur aller Tätigkeiten des neuen Mitarbeiters („Was ist zu tun“) und ggf. aller Inhalte („Wie ist das zu tun“)

Der Einarbeitungsplan als 1. Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Um eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter in nur 3 Monaten oder noch kürzer zu bewerkstelligen, empfehlen wir aus unserer Erfahrung heraus eine Einteilung des Einarbeitungsplans in 5 Phasen:

Einarbeitungsplan Phasen

© 3 Perspektiven GmbH, Schrittweiser Einarbeitungsplan

Nachstehend finden Sie eine Kurzübersicht über die typischen Aufgaben, die während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den jeweiligen Phasen erledigt werden sollten.

Typische Aufgaben in der Vorbereitungsphase sind z.B.:

  • Erstellen/Anpassen der Einarbeitungsmappe (insb. der vollständigen Tätigkeitsstruktur)
  • Festen Ansprechpartner/Paten vereinbaren
  • Arbeitsplatz organisieren (z.B. Mitarbeiterausweis, Sitzplatz, Telefone, PC/Laptop, Büromaterial, Visitenkarten)
  • Zugangsdaten organisieren (E-Mail-Postfach, Log-ins, Anwendungsprogramme, Rechte, Schlüssel/Keycards, Zeiterfassung etc.)
  • Personalunterlagen überprüfen (z.B. Sozialversicherungsausweis, Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Führerschein, betriebliche Altersvorsorge)

Typische Aufgaben am 1. Arbeitstag sind z.B.:

  • Vorstellungsrunde/Rundgang
  • Begrüßungsgespräch mit der Führungskraft
  • Einweisung in den Arbeitsplatz und relevante Technik
  • Aushändigung und detaillierte Erläuterung des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Abstimmung über die nächsten Schritte

Typische Aufgaben in der Startphase sind z.B.:

  • Einarbeiten und Dokumentation offener Fragen anhand des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Bewusstes Einarbeiten in „Routinetätigkeiten“
  • Persönliches Treffen der wichtigsten Ansprechpartner
  • Ortstermine und Rundgänge
  • Wahrnehmen erster Jour-Fixes und Vorstellung
  • Strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung

Typische Aufgaben in der Vertiefungsphase sind z.B.:

  • Einarbeiten und Dokumentation offener Fragen anhand des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Bewusste Einarbeitung in „Sonderfälle“ und „Ausnahmen“
  • Selbsteinschätzung der Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse anhand der Tätigkeitsstruktur und Markieren „weißer Flecken“
  • Besuchen von Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen zur Beseitigung der „weißen Flecken“
  • Strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung

Typische Aufgaben der Detailphase sind z.B.:

  • Überprüfung der Einarbeitungsmappe auf „noch offene“ Themen und Tätigkeitsbereiche
  • Gezieltes Nachstellen/Suchen von noch offenen „Sonderfällen“ und „Ausnahmen“
  • Besuchen von Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen zur Beseitigung der „weißen Flecken“
  • Strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung inkl. Abstimmung über mögliche Optimierungspotentiale und Änderungswünsche
Excel-Vorlage für einen Einarbeitungsplan

© 3 Perspektiven GmbH, Excel-Vorlage für einen Einarbeitungsplan

Eine detaillierte Einarbeitungsplan-Vorlage in Excel kann wie folgt aussehen:

Das Jobhandbuch als 2. Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Das Jobhandbuch bzw. die Einarbeitungsmappe stellt neben dem Einarbeitungsplan den zweiten Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes dar und dient der strukturierten Übersicht über alle relevanten Informationen zur Stelle. Sie beinhaltet im Idealfall alle Informationen über die Organisation, die Abteilung und die Stelle selbst.

Wir empfehlen, ein Jobhandbuch bzw. eine Einarbeitungsmappe in 3 inhaltliche Blöcke aufzuteilen.

  • Informationen zur Organisation (z.B. Ansprechpartner in der Personalabteilung, Zugangskontrolle/Zeiterfassung, Umgangsgepflogenheiten, Gesamtveranstaltungen, Standorte, Organisationsplan, Geschäftsverteilungsplan usw.)
  • Informationen zur Abteilung/Team (z.B. Kollegenkreis, Aufgaben im Team, Vorgesetzte, Kantine/Mittagspausen, Kernarbeitszeiten, Urlaubsgepflogenheiten, Abteilungsveranstaltungen, Dienstreisen usw.
  • Informationen zur Stelle (z.B. sämtliche relevanten Geschäftsprozesse, Aufgabenbereiche und Tätigkeiten, Besprechungen/Meetings, Projekte, zukünftige Themen, Querschnittsthemen usw.)

Wesentlicher Bestandteil zur Erstellung eines Jobhandbuchs ist eine Wissenslandkarte bzw. Wissenskarte, welche sämtliche Informationen zu einer Stelle enthält.

Solche Wissenslandkarten unterscheiden sich im Gegensatz zum üblichen Einarbeitungsplan in ihrem Detailgrad und den Inhalten selbst sehr stark voneinander. Für Stellen mit hohem Routinetätigkeitsgrad ist eine Wissenslandkarte einmal erstellt und immer wieder einsetzbar. Für Stellen, die sehr hohen Individualisierungsgrad haben, sollte man dringend die Rahmenbedingungen beachten und dabei genau abwägen, dass der Aufwand im richtigen Verhältnis zum Nutzen steht.

Wir bringen Sie in nur 4 Stunden zu einem strukturierten Einarbeitungsplan

Wir beraten Sie gerne bei der Erstellung eines kompletten Einarbeitungskonzeptes, eines Einarbeitungsplans oder einer Einarbeitungsmappe. Ferner übernehmen wir selbstverständlich auch die Erstellung von Einarbeitungsplänen oder Einarbeitungsmappen komplett für Sie. Hierfür nutzen wir unsere Methodik, die es uns erlaubt, in nur 4 Stunden einen Einarbeitungsplan zu erstellen.

Hierzu kommen unsere Consultants zu Ihnen ins Haus, führen Interviews mit Ihren Experten und erstellen sehr zeitnah das individuelle Einarbeitungskonzept.

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