WSW: Wir brauchen Busfahrer – Ein effizientes Einstellungsverfahren

Unter den Busfahrern bei den Wuppertaler Stadtwerken WSW herrscht eine hohe Fluktuation: Etwa 50 Busfahrer verlassen jährlich das Unternehmen. Gleichzeitig ist der Markt für Busfahrer sehr klein, sodass die laufende Neueinstellung von Busfahrern eine große Herausforderung darstellt.

© WSW, Eröffnung des Busbahnhofs Döppersberg

Gerade spontane Vakanzen sind schwer zu besetzen, da die Bewerber bereits einen Führerschein der Klasse D mitbringen müssen. Außerdem benötigen sie Zusatzqualifikation 95, die eine Teilnahme an einer gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildung bescheinigt.

Warum wir immer mehr Busfahrer brauchen – und diese nicht verfügbar sind

Umweltfreundlicher Verkehr ist nicht erst seit diesem Jahr Thema. Die Politik bemüht sich um eine Verlagerung der Mobilität vom Privat-PKW auf den öffentlichen Nahverkehr, um die Luftbelastung in den Städten zu reduzieren. Das bedeutet für die Verkehrsunternehmen: Mehr Fahrgäste als bislang müssen in den gleichen Zeiträumen von A nach B gebracht werden. Doch bereits jetzt sind die Busse regelmäßig überfüllt. Auch auf ältere Personen mit Rollatoren, Rollstuhlfahrer und Eltern mit Kinderwagen muss natürlich Rücksicht genommen werden. Häufig fällt es diesen Menschen schwer, den Bus überhaupt zu betreten, geschweige denn, einen Sitzplatz zu finden. In der Konsequenz muss langfristig eine engere Taktung der Busfahrpläne vorgesehen werden. Doch wer soll diese Busse fahren? Klar ist: Mehr Busfahrer müssen her.

Umgekehrt sind aber nur sehr wenige Busfahrer mit der notwendigen Fahrerlaubnis verfügbar. Dies hängt teilweise damit zusammen, dass ein entsprechender Führerschein mit Kosten von etwa 10.000 € verknüpft ist, wie das Magazin von busfahrer-gesucht.de vermutet. Um interessierte Personen zu qualifizieren, sind einige Verkehrsunternehmen bereits dazu übergegangen, diese Kosten zu übernehmen.

Wie die WSW mit der Situation auf dem Bewerbermarkt umging

Auch die WSW ging vor einiger Zeit dazu über, ihren angehenden Busfahrern den Führerschein zu finanzieren. Abgesehen von den Kosten birgt dieses Vorgehen aber ein weiteres Problem. Der Einstellungsprozess zieht sich sehr lange hin, weil der Kandidat zunächst Fahrstunden erhalten und Fahrprüfungen absolvieren muss.

Dies verstärkte das ohnehin vorherrschende Problem, dass die durchschnittlichen Einstellungszeiträume die Zeiträume zwischen Kündigung durch einen Busfahrer und dessen tatsächlichem Austritt regelmäßig überschritten. Bei 50 Busfahrern, die jährlich die WSW verließen, kamen die Einstellungsprozesse nicht mehr nach, geschweige denn, dass sich die Anzahl der Busfahrer entsprechend der politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen hätte steigern lassen.

Wie die WSW ein effizientes Einstellungsverfahren anstrebten

Karsten Treptow, Leiter Personalmanagement WSW

© WSW, Karsten Treptow, Leiter Personalmanagement

Bereits seit 2010 arbeiten die WSW mit uns zusammen, sodass sie sich mit ihrem Problem an uns wandten. Daraufhin analysierten wir die Situation vor Ort und kamen zu folgenden Ergebnissen: Für jeden Busfahrer brachte die WSW einen individuellen Einstellungsprozess in Gang. Dies erforderte individuelle Terminabstimmungen, Zeitaufwand für Einzelgespräche und individuelle Abstimmungen zum Ablauf. Stellenweise waren Überlastungen unter den Mitarbeitern zu erkennen. Darüber hinaus beinhaltete der Prozess sehr viele Entscheidungspunkte. An jedem dieser Punkte stagnierte der Prozess, weil nicht jeder Entscheider unmittelbar nach Erhalt der Anfrage die Zeit fand, eine Freigabe zu erteilen. Sobald einer dieser Entscheider aus Urlaubs- oder Krankheitsgründen nicht verfügbar war, kam der Einstellungsprozess vorübergehend zum Erliegen.

„Obwohl es sich um einen Massenprozess handelte, fehlten uns Routinen, so dass praktisch bei jeder Bewerbung die Planung und Terminabstimmung von neuem begann“,

formuliert Karsten Treptow, Leiter des Personalmanagements der WSW, das Problem.

Welche Ziele die WSW verfolgte – und wie wir diese angingen

Auf Basis dieser Ergebnisse formulierten wir gemeinsam mit der WSW folgendes Ziel: Wir steigern die Effizienz des Einstellungsverfahrens. Für etwaige Unwägbarkeiten müssen wir Notfallpläne erstellen.

Natürlich benötigten wir weitere Informationen, um dieses Ziel angehen zu können. Wir sind davon überzeugt, dass es die beteiligten Mitarbeiter sind, die Probleme an den einzelnen Stellen optimal formulieren können, denn sie sind täglich mit Engpässen und Kommunikationslücken konfrontiert. Daher wählten wir die naheliegende Lösung: Wir fragten die Mitarbeiter. In detaillierten Interviews erfragten und erfassten wir eine Vielzahl an Optimierungshinweisen. Der intensive Blick in die beteiligten Abteilungen Human Resources, Fahrdienst, Betriebsarzt, interne Fahrschule und Betriebsrat ergab ein eindeutiges Bild: Die Prozesse in den einzelnen Abteilungen wollten einfach nicht zusammenpassen. Zuständigkeiten sah jeder beim jeweils anderen, der eine konnte erst Auskunft geben, als die Frist des anderen bereits überschritten war.

Die Mitarbeiter selbst erkannten, dass sie nicht am selben Strang zogen, dies aber dringend notwendig war, um den Prozess effizienter und sich selbst zufriedener zu machen. Daher entschieden sie im Rahmen eines Workshops gemeinsam:

„Es ist unser Prozess und wir sind es, die den Prozess bestimmen.“

Daraus entwickelte sich ein vollkommen neues Vorgehen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern entwarfen wir ein Konzept, das zeitlich begrenzte Einstellungswellen beinhaltet. Auf diese Weise müssen die Termine, an denen alle interessanten Kandidatinnen und Kandidaten zu den notwendigen Fahrproben sowie zu den Eignungs- und Gesundheitstests erscheinen, lediglich einmalig abgestimmt werden. Auch führten wir gemeinsam ein Assessment Center ein, sodass die Kandidatinnen und Kandidaten nun gleichzeitig begutachtet werden können. So konnte für alle Beteiligten ein zufriedenstellender Prozess entwickelt werden, an dem jeder seinen eigenen Anteil hat und diesen kreativ umsetzen kann.

Was wir für Sie tun können

Wenn auch offensichtlich ist, dass ein Problem besteht, ist häufig von innen nicht erkennbar, worin es besteht. Gerade sehr komplexe Prozesse lassen sich von außen einfacher überblicken. Daher kann es hilfreich sein, eine externe Beratung hinzuzuziehen.
Mit unserer speziellen Methode verfolgen wir stets das Ziel, die Ansprüche der Geschäftsführung und die Bedürfnisse der operativen Mitarbeiter gleichermaßen zu berücksichtigen und ein Gesamtkonzept zu entwerfen, dass alle Beteiligten zufriedenstellt.

Mehr zu unserem Angebot auf dem Gebiet der Prozessoptimierung finden Sie hier.

zurück zum Blog