Wie Sie durch Wissenssicherung konkurrenzfähig bleiben

Für den einzelnen Arbeitnehmer wächst der karriereorientierte Möglichkeitsraum aufgrund der Arbeitsmarktlage massiv an. Erfreuliche Nachrichten für ihn. Aber wie sollten Sie als Arbeitgeber oder HR-Manager darauf reagieren? Wissenssicherung ist hier ein grundlegendes Stichwort.

© pixabay.com, Viele Optionen machen Wissenssicherung nötig.

„Wetter und Arbeitsmarkt sind in diesem Frühsommer im Gleichschritt unterwegs,­ beides ist alles in allem geprägt von einer stabilen Hochdrucklage, ­die Sonne macht ordentlich Überstunden“, verkündete Bundesarbeitsminister Hubertus Heil Ende Juni die erfreulichen Entwicklungen auf dem deutschen Arbeitsmarkt. Laut Arbeitsmarktbericht der Bundesagentur für Arbeit waren im Juni 805.000 offene Stellen gemeldet. Und das ist nur die offizielle Zahl. „An die 60 Prozent der Stellen werden heute ohne öffentliche Ausschreibung vergeben“, schreibt Ute Blindert, Gründerin des Karriereportals karriereletter.de, in ihrem Ratgeber Per Netzwerk zum Job. Online-Netzwerke wie Xing und Linked-in nennt sie als zwei der grundlegenden Möglichkeiten, sich auf dem ‚inoffiziellen‘ Arbeitsmarkt zu tummeln.

Umgekehrt greifen immer mehr Firmen zum aktiven Recruiting bei der Suche nach ihren Fachkräften. Und wenn die Möglichkeiten groß sind, ist auch die Wechselbereitschaft hoch, wie die Haufe-Online-Redaktion festhält und für die Zukunft prognostiziert.

Wie Sie durch Wissenssicherung Ihr Know-how im Unternehmen halten

Um auch zukünftig noch erfolgreich agieren zu können, sollten Sie als Unternehmen auf diese Entwicklungen reagieren. Einerseits natürlich, indem Sie Maßnahmen ergreifen, um die Loyalität Ihrer Mitarbeiter zu steigern und diese so langfristig zu binden. Eine übersichtliche Unterstützung bietet hierbei eine Checkliste der Monster Worldwide Deutschland GmbH.

Andererseits sollten Sie sich für den Weggang Ihrer zentralen Wissensträger im Rahmen einer Wissenssicherung wappnen, denn Fluktuation wird es trotz aller Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung immer geben. Und das Wissen Ihres Unternehmens ist Ihr Alleinstellungsmerkmal: Der Begriff „Know-how“ kommt nicht von ungefähr. Ihr Know-how, Ihr unternehmerisches und inhaltliches Wissen ist für Sie grundlegend, weil „es die Möglichkeit in sich trägt, positive Kapitalwerte zu erzeugen“, um es mit Arnold Picot und Marina Fiedler zu sagen, die sich in Ihrem Paper Der ökonomische Wert des Wissens mit genau diesem Thema auseinandersetzen. Doch ein Großteil dieses Wissens befindet sich vor allem in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter.

Warum Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter brauchen

Vor dem Wechsel sollten Sie eine Wissenssicherung durchführen.

©pixabay.com, Vor dem Wechsel sollten Sie eine Wissenssicherung durchführen.

Die immer wieder leicht online zu beziehenden Informationen sind das eine: Eine Information ist ein Werkzeug, das für sich genommen in seiner Kiste liegt und lediglich dadurch glänzt, dass es verfügbar ist. Mit ihrem Wissen aber können Ihre Mitarbeiter es für gewinnbringende Handlungen anwenden: Eine Rohrzange kann nur dann Gewinne erbringen, wenn jemand weiß, wie er damit eine Wasserleitung repariert. Auch auf weniger physische Dienstleistungen trifft dieser Zusammenhang zu: Was nützt Ihnen eine innovative Software, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht anwenden können?

Was geschieht nun also, wenn Ihr dienstältester IT-Mitarbeiter ein lukratives Angebot von der Konkurrenz erhält und Ihr Unternehmen verlässt? Er ist derjenige, der die IT-Prozesse in Ihrem Unternehmen genau kennt und er weiß, welchen Kontakt er in welchen Belangen nutzen kann. Auf welchen juristischen Grundlagen Ihre Prozess im Detail aufbauen, ist Teil seines persönlichen Wissens. Er kennt die Historie hinter den Prozessen und weiß, welche Entwicklungen aus welchen Gründen für die Zukunft geplant sind. All dies kann faktisch nur er an seinen Nachfolger weitergeben. Was aber, wenn er geht, bevor Sie einen adäquaten Nachfolger gefunden haben? Der neue Mitarbeiter muss alles, was sein Vorgänger wusste, vollständig neu erlernen.

Wie Sie Ihr Unternehmenswissen optimal nutzen

Daher sollten Sie so früh wie möglich eine umfassende Wissenssicherung betreiben, die folgende Schritte berücksichtigt:

  • Das implizite Wissen heben, das sich in den Köpfen der Mitarbeiter befindet
  • Lessons Learned und Best Practices erfragen
  • Dieses Wissen strukturieren und dokumentieren
  • Das dokumentierte Wissen über eine geeignete Software innerhalb Ihres Unternehmens allgemein zugänglich und nutzbar machen
  • Das Wissen in einen strukturierten Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter einarbeiten

Auf diese Weise können Einarbeitungszeiten erheblich verkürzt und Fehler sowie Doppelarbeiten in Zukunft vermieden werden. Im Rahmen einer Wissenssicherung bewahrtes Wissen kann so zu erheblicher Zeit- und somit Kostenersparnis führen.

Um aber langfristig unter Ihren Mitarbeitern die Bereitschaft zu schaffen, ihr Wissen umfassend zu teilen, sollten Sie für das entsprechende Betriebsklima sorgen: Werden Fehler sanktioniert, hemmt dies auf der einen Seite Innovationen, auf der anderen Seite die Bereitschaft, über Lessons Learned zu sprechen. Auch sollten Sie Ihren Mitarbeitern ihre persönliche Leistung zuerkennen, damit sie sich nicht das Gefühl haben, die ihnen zustehende Anerkennung abzugeben.

Wie wir Sie unterstützen können

Häufig haben Mitarbeiter trotz aller Vorkehrungen Hemmungen, der Unternehmensspitze gegenüber ihr Wissen preiszugeben. Besonders, wenn es die persönliche Interaktion mit den Kollegen betrifft. Daher ist es ratsam, für die Wissenssicherung einen externen Partner zu beauftragen, der als neutrale Instanz auftritt. Gerne unterstützen wir Sie bei Wissenshebung und Wissenssicherung, erarbeiten für Sie einen Einarbeitungsplan und stellen Ihnen eine Wissensdatenbank zur Verfügung.

In diesem Zusammenhang arbeiten wir mit kompetenten Partnern zusammen, die unsere Arbeit mit ihren leistungsfähigen Softwareangeboten unterstützen. Mithilfe des MindManagers von mindjet erstellen wir für Sie detaillierte und übersichtliche Wissenslandkarten, die wir wahlweise in ein Word-Dokument oder in ein Unternehmenswiki auf SharePoint-Basis exportieren. Letzteres gelingt besonders durch unsere Kooperation mit der Blue Meteorite GmbH, die mit Valo Intranet ein Produkt zur Verfügung stellt, das das Teilen von Wissen innerhalb Ihres Unternehmens in zeitgemäßer Form optimal umsetzen kann.
Lesen Sie hier mehr zu unseren Leistungen im Bereich Wissensmanagement.

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