Wie Sie mit weniger Arbeit Ihre Effizienz steigern

Mathematisch gesehen steigt unsere Leistung, wenn wir kürzer arbeiten. Denn Leistung ist die verrichtete Arbeit geteilt durch die dafür benötigte Zeit. Wer jetzt aufgepasst hat, erkennt vielleicht, dass unsere Berechnung noch nicht ganz stimmig ist. Denn wie können wir bei einer kürzeren Arbeitszeit von einem gleichbleibenden Output, das heißt von einer gleichbleibenden verrichteten Arbeit ausgehen? Wie können wir also davon ausgehen, dass Sie durch kürzere Arbeitszeit Ihre Effizienz steigern? Und wenn wir jetzt auch noch behaupten, dass wir hier Zufriedenheit berechnen, erscheint das vielleicht vollends an den Haaren herbeigezogen.

© pixabay.com, Effizienz steigern statt Überstunden schieben: Nicht nur für Eltern ist Zeit ein wertvolles Gut.

Mitarbeiterzufriedenheit ist ein weiches Thema. Für ein angemessenes Führungskraftverhalten benötigen Sie also entsprechende Soft Skills. So weit, so bekannt. Zuhören können, angemessen kommunizieren, Konflikte angehen oder als Mediator bereitstehen, all diese Dinge bilden wesentliche Faktoren, wenn es um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter geht. Entsprechende Führungskrafttrainings, die auf psychologischen Fragen und emotionalen Haltungen beruhen, werden auf dem Markt angeboten, weil sie nachgefragt werden. Denn eine Führungskraft braucht all diese Soft Skills. Umso erfrischender, wenn dann doch noch etwas anderes seinen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit leistet: Wenn Sie als Führungskraft nämlich die richtigen harten Fakten schaffen, indem Sie in Ihrem Team die Effizienz steigern.

Die Deutschen arbeiten zu viel

Laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) arbeiteten die Deutschen zu den Erhebungszeitpunkten in den Jahren 2015 und 2017 durchschnittlich 38,6 Stunden in der Woche. Darin enthalten sind alle Arbeitszeitmodelle ab 10 Stunden in der Woche, inklusive aller Überstunden. Letztere belaufen sich im Durchschnitt auf 3,9 pro Woche. Da einige der Befragten jedoch weniger arbeiteten als vertraglich vereinbart, leisten viele Deutsche erheblich mehr Überstunden, acht Prozent der Befragten sogar mehr als zehn pro Woche. Dabei hat die BAuA auch herausgefunden, dass es insbesondere die Menschen mit Vollzeitstellen sind, die diese Überstunden leisten. So wird der koventionelle Rahmen von 40 mit teilweise über 50 Wochenarbeitsstunden gesprengt und geradezu zertrümmert. Und dieser Rahmen stammt laut BAuA aus Untersuchungen von Anfang des 20. Jahrhunderts.

Überstunden sind unwirtschaftlich

In der Produktion ist der Effizienzrückgang leicht ersichtlich.

© pixabay.com, In der Produktion ist der Effizienzrückgang leicht ersichtlich.

Als Maßstab wurde damals keineswegs die Gesundheit oder gar Zufriedenheit der Mitarbeiter angesetzt, ob des Zeitgeistes wohl auch nicht erwartbar. Stattdessen stellten die 40 Stunden das Ergebnis einer reinen Effizienzmessung dar. Womit wir wieder bei der wunderbar verlässlichen Mathematik wären, denn Effizienz ist das Ergebnis geteilt durch den Aufwand. Bei gleichbleibendem Ergebnis steigt aufgrund von Ermüdungserscheinungen unter den Mitarbeitern entsprechend der Aufwand, das heißt die Kosten, die für eine Outputeinheit einkalkuliert werden müssen. Das Fazit: Überstunden sind unwirtschaftlich.

Nun gingen diese Berechnungen natürlich von einer Produktion aus, dessen Aufwand und Ergebnis zählbar waren. Wenn ich einem Mitarbeiter für eine Stunde 10 Euro bezahle (verwenden wir leicht händelbare Zahlen) und er in dieser Stunde 100 Kugelschreiber zusammenschraubt, bezahle ich für einen Kugelschreiber zehn Cent pro Kugelschreiber plus Materialkosten. Gehen wir davon aus, dass er das acht Stunden lang durchhält. Aber in der zehnten Stunde schafft er vielleicht nur noch 60 Kugelschreiber, sodass für einen Kugelschreiber 16,7 Cent Personalkosten aufgewendet werden müssen. Die Effizienz ist um 60 Prozent gesunken.

Effizienz an nicht-technischen Arbeitsplätzen

So schlicht sieht es an den meisten modernen Arbeitsplätzen nicht aus. Besonders diejenigen, die es in ihrer täglichen Arbeit mit Menschen zu tun haben, werden wohl kaum berechnen können, auf welche Summe sich ihre Personalkosten pro Mensch belaufen. In der Ausgabe Arbeitsstress, Überstunden, Zeitdruck – schuften wir uns krank? der WDR-Sendung Ihre Meinung vom 21. Februar berichtet bespielsweise Monika Muckel von ihrer Arbeit als Customer Relationship Manager beim Treppenlifthersteller Liftstar. Würde man sie nun bitten, ihre Effizienz zu steigern, stünde sie vor einem Problem. Denn wie soll sie ihren Output bemessen? Einen Kunden, der sich beschwert, zu beschwichtigen, ist ein bei weitem komplexerer Vorgang als einen Kugelschreiber zusammenzuschrauben und in vielen Fällen nicht mit einem Telefonat erledigt.

Theoretisch ist es kein Ding der Unmöglichkeit, die Arbeitszeit pro Kunde, inklusive Beratungs- und Vor- und Nachbereitungszeiten exakt nachzuhalten, praktisch jedoch nicht umsetzbar. Jedoch sinkt auch die Leistung von Mitarbeitern an nicht-technischen Arbeitsplätzen, wenn sie zu lange arbeiten. Was aber die BAuA bemängeln und was im Extremfall zum Verlust der Mitarbeitenden führen würde, heißt hier eigentlich nur anders als „Effizienz“: Gesundheit. So „soft“ auch dieser Faktor wieder erscheinen mag, besonders wenn wir von psychischer Gesundheit oder gar von Zufriedenheit sprechen, so zählbar ist er, wenn es um Fehltage oder gar darum geht, einen Mitarbeiter ersetzen zu müssen.

Leistung, ohne die Mitarbeiter zu „verheizen“

Etwas weniger absurd, aber ähnlich, wenn nicht noch schwerer umsetzbar als in Muckels Fall gestaltet sich die Effizienz-Berechnung an kreativen Arbeitsplätzen. Umso erstaunlicher, dass genau hier Bestrebungen erkennbar sind, die Arbeitsstunden zu reduzieren, nicht nur um die Effizienz zu steigern. Am 27. August schrieb Kevin Tewe, Geschäftsführer der TEWE MEDIA GmbH, die ihr Geschäftsfeld mit „Influencer Artist Management“ bezeichnet, auf LinkedIn:

„Natürlich kann eine deutliche Mehrarbeit auch zur Umsatzsteigerung führen, aber was nützt der große Gewinn, wenn ich meine wertvollen Mitarbeiter durch solch eine Unternehmensphilosophie verheize?“

Denn der Gewinn, von dem er hier spricht, kann nur kurzfristig sein, weil die Kosten für das Recruiting schnell stark steigen könnten. Deshalb hat Tewe entschieden, die Wochenarbeitszeit nach Möglichkeit auf 40 Stunden zu beschränken. Schnell erkannte er jedoch, dass es hier nicht ausreichte, Fakten zu schaffen und „einfach Mehrarbeit zu verbieten“. Vielmehr waren hier zusätzlich seine Kompetenzen als Führungskraft mit ihren Soft Skills gefragt:

„Ich musste einen Rahmen schaffen, in dem meine Mitarbeiter frei arbeiten und ihre Leistung bringen können, ohne ihrer Gesundheit zu schaden.“

Zusätzlich schaffte er die Bedingungen dafür, dass seine Mitarbeiter die erforderlichen Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit vorweisen können, indem er Prozesse und Arbeitsmaterial optimierte.

Gleiche Leistung bei kürzerer Arbeitszeit

Auf LinkedIn löste Tewes Artikel viel Lob aus. Kristina Hahn jedoch, BIM-Champion bei Architrav Architekten, kritisierte Tewes‘ Konzentration auf eine Arbeitszeit von 10 bis 18 Uhr. Stattdessen, so formulierte sie, solle er eine Kernarbeitszeit definieren, um die herum die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst gestalten könnten.

„Das erlaubt jedem Arbeitnehmer mehr Handlungsspielraum in der Gestaltung des eigenen Arbeitstages und kommt vor allem auch Eltern und deren zusätzlichen Verpflichtungen entgegen.“

Genau 5 Stunden haben die Mitarbeiter bei Rheingans für ihre Aufgaben.

© pixabay.com, Genau 5 Stunden haben die Mitarbeiter bei Rheingans für ihre Aufgaben.

Als Vater und Arbeitgeber hat sich Lasse Rheingans für ein noch weitaus radikaleres Modell entschieden, um mit harten Fakten die Zufriedenheit unter seinen Mitarbeitern bei der Agentur Rheingans Digital Enabler zu steigern. Von 8 bis 13 Uhr arbeiten die Mitarbeiter hier, nicht mehr und nicht weniger, bei vollem Lohnausgleich. Und das ist kein Geschenk an seine Mitarbeiter. In Ihre Meinung sprach der WDR vielmehr von einem „Deal zwischen Chef und Angestellten“:

„Victoria Haag arbeitet hochkonzentriert. Der Chef erwartet von ihr und den Kollegen Effektivität. Eine Pause gibt es nicht. Auch private Telefonate und Smalltalk mit Kollegen sind tabu. Die Grafikerin sieht die Vorteile des neuen Arbeitszeitmodells vor allem in ihrer Freizeit.“

Effizienz steigern: Geschäftsprozessoptimierung gegen die „Zeitfresser“

Ein „Deal“ darf dieses Modell deshalb heißen, weil Rheingans den Fünf-Stunden-Tag mit seinen Mitarbeitern gemeinsam eingeführt hat. Er schlug ihnen vor, fünf Stunden täglich zu arbeiten und dabei genauso viel zu verdienen wie bislang. Und sie stimmten zu, es auf einen Versuch ankommen zu lassen. Voraussetzung für dieses Modell war es jedoch, „Zeitfresser“, wie Rheingans sie der Süddeutschen Zeitung gegenüber nennt, zu identifizieren und zu eliminieren. So sehen seine Mitarbeiter ihre E-Mails nur noch einmal täglich ein. Für Meetings werden statt einer Stunde nur noch 15 Minuten vorgesehen.

Nun sind elektronische Nachrichten, seien sie geschäftlicher oder privater Natur, das Eine. Auf der anderen Seite steht aber der Austausch untereinander, der bei Rheingans schlicht aus dem Arbeitsalltag gestrichen wurde. Gleichzeitig müssen die Aufgaben, für die den Mitarbeitern zuvor acht Stunden zur Verfügung standen, nun in fünf Stunden erledigt werden.

„Man erzeugt erstmal Druck, weil man weniger Zeit hat. Da müssen manche Leute kämpfen, das ist kurz ein Nachteil. Für diesen Druck muss man Lösungen finden, über die man früher nicht nachgedacht hat. Das Positive ist, dass in [sic!] Laufe dieses Prozesses organisatorische Missstände entlarvt werden, zum Beispiel fehlende Kompetenzen oder nicht geregelte Verantwortlichkeiten. Die sieht man in einem Fünf-Stunden-Tag wie in einem Vergrößerungsglas“,

so Rheingans.

Verbesserungen können nicht erzwungen werden.

Es gilt also, eine umfangreiche Geschäftsprozessoptimierung und gegebenenfalls Fortbildungen anzusetzen. Trotzdem ist es eine Frage der Persönlichkeit, welche Rolle die soziale Komponente für die einzelnen Mitarbeiter spielt. Wer sich nicht wohlfühlt, wird das Unternehmen über kurz oder lang verlassen und dann sind Mitarbeiter mit genau der Strategie verloren, mit der sie gewonnen werden sollten. Rheingans hat daher einen zielführenden Weg gewählt. Er hat das Modell bereits vor einer Entscheidung intensiv mit seinen Mitarbeitern diskutiert und so abgeklopft, wie diese zu seinen Plänen stehen. Nur wer Betroffene zu Beteiligten macht, wird langfristig gewinnbringende Veränderungen durchsetzen können, seien diese auch noch so gut gemeint.

Was wir für Sie tun können

Rheingans ist ein sehr kleines Unternehmen. Sobald sich eine Organisation aus mehreren Teams und Abteilungen zusammensetzt, die untereinander agieren und miteinander arbeiten, wird das Thema der ineffizienten Prozesse schnell sehr viel komplexer. Dann bedarf es einer detaillierten Analyse der Geschäftsprozesse und eines umfassenden Konzepts zu deren Optimierung. In kleinteiligen Mitarbeiterinterviews identifizieren wir genau die Stellen, die angepasst werden müssen, und erfassen alle Optimierungshinweise Ihrer Mitarbeiter, denn diese sind tagtäglich mit den Prozessen konfrontiert.

Auf diese Weise optimieren wir Ihre Prozesse und steigern so nicht nur Ihre Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter im Alltag. Gleichzeitig erfassen wir persönliche Unzufriedenheiten Ihrer Mitarbeiter und sichern so deren Kompetenz für Ihr Unternehmen.

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