Die Angst vor KPI: Warum gute Führungsetagen am besten keine Kündigung schreiben

Eine Kennzahlenanalyse kann hilfreich sein, um die Aufgabenverteilung innerhalb einer Abteilung zu überprüfen. Häufig ist aber das Problem, dass Geschäftsführer einzelne KPI isoliert betrachten und Mitarbeitern, die laut Analyse eine geringe Arbeitsauslastung haben, die Kündigung schreiben. So waren in den letzten Wochen Meldungen über Kündigungswellen zu vernehmen, die sich auf 8.000, 10.000 oder sogar 12.000 Stellen bezogen. Besser beraten ist die Führungsetage, wenn sie gleichzeitig Überlastungen in den Blick nimmt und in Zusammenarbeit mit den Führungskräften Aufgaben neu verteilt. Bleiben dann noch Kapazitäten frei, sollten diese für neue Projekte genutzt werden, die die Gewinne erheblich steigern können.

© pixabay.com, Warum Sie keine vorschnelle Kündigung schreiben sollten

Mal eben eine Kündigung schreiben: Nachhaltig ist das nicht

In seinem Kommentar in der Süddeutschen Zeitung bringt Marc Beise es auf den Punkt:

„Wer gut führt, sollte man meinen, der würde doch einfach nach und nach agieren, würde sich langsam bewegen, würde übergroßes Risiko meiden. Geht nicht? Oh doch! Es ist kein Zufall, dass große Mittelständler, zumal im Familienbesitz, die auch weltweit unterwegs und nicht weniger von äußeren Umständen abhängig sind als die Konzerne, selten mit solchen Horrorzahlen um die Ecke kommen. Ihre Chefs sehen sich in einer Verantwortung auch für die Mitarbeiter und den Standort. Sie planen und entscheiden bewusst nachhaltig. Meistens vollziehen sie notwendige Anpassungsprozesse langsam und mit Bedacht.“ 

Die Ängste

Heute Morgen bei einem mittelständischen Unternehmen: Herr Simon aus der Forschung und Entwicklung hat schlecht geschlafen. Denn gestern hat eine Beratungsfirma im Interview mit ihm festgestellt, dass seine Arbeitsauslastung nur bei 60 % liegt.

Die Angst davor, dass die Führungskräfte die Kündigung schreiben

© pixabay, Die Angst davor, dass die Führungskräfte die Kündigung schreiben

Zwischen kurzen Schlafphasen hat er die Nacht damit verbracht, sich hin und her zu drehen, das Licht anzuschalten, etwas zu lesen, das Buch wieder wegzulegen, erneut erfolglos zu schlafen zu versuchen. Immer wieder griff er auch nach dem Handy auf dem Nachttisch, googelte die Beratungsfirma, googelte nach „Kündigung schreiben“, „KPI“ und „Rationalisierung“. Schließlich verließ er um drei Uhr morgens das Bett, um den Tag mit einem Beruhigungstee vor dem Fernseher zu beginnen. Nachrichten: Stellenabbau bei einem Autokonzern. Hektisch griff er nach der Fernbedienung neben sich, schüttete ein wenig von dem heißen Tee über seine Hand, schaltete um auf eine Liebesschnulze. Irgendwann musste er dann die leere Tasse auf den Wohnzimmertisch gestellt haben, denn als der Handywecker um sechs Uhr klingelte, stand sie dort, als sei alles in Ordnung.

Nun sitzt Herr Simon vor seinem Rechner, versucht den Report zu lesen, den seine Kollegin ihm zur Prüfung geschickt hat, liest den ersten Satz, liest ihn noch einmal, liest den ersten Halbsatz, den zweiten, nochmal den ganzen Satz, versteht ihn nicht. Herr Simon steht auf. Er nimmt sein Jackett von der Stuhlkante und verlässt den Raum.

Die andere Seite

Wenig später klopft Herr Simon an die Tür seiner Teamleiterin Hohkamp. Sie bittet ihn herein und er betritt langsam das Büro. Seine Finger halten sich aneinander fest. „Wie kann ich helfen?“, fragt Hohkamp.

S: Ich habe gestern mit der Dame von der Unternehmensberatung gesprochen.

H: Oh, gut, wie sieht ihre Arbeitsauslastung denn aus?

S: Ich wollte mit Ihnen sprechen, bevor die Beraterin das macht.

H: Setzen Sie sich doch erst einmal.

S: Danke.

Herr Simon legt die Hände in den Schoß und kratzt ein wenig an der Nagelhaut.

H: Also? Was würde die Dame mir denn sagen, was ich nicht hören soll?

S: Sie hat meine Arbeitsauslastung berechnet.

H: Das ist ja wunderbar, dann kann ich mir mal einen Überblick verschaffen.

S: Ja…

H: Und, was hat sie ausgerechnet?

S: 60 %…

H: Verstehe ich das richtig, dass Sie nur zu 60 % ausgelastet sind? Sind Sie hier, weil Sie sich langweilen? 60 %…

S: Nein, eigentlich nicht. Ich arbeite ja den ganzen Tag. Wenn bei mir mal nichts liegt, frage ich eben die Kollegen. Die haben immer was für mich.

H: Aber 60 % ist ja schon ganz schön wenig…

S: Eben… Aber ich habe ja genug zu tun, ich kann Ihnen genau sagen, was ich den ganzen Tag gemacht habe, also, gestern zum Beispiel, da habe ich mit den E-Mails…

H: Okay, Herr Simon, aber Sie sehen schon, dass 60 % ziemlich wenig ist, oder?

S: Ja, natürlich. Zumal Herr Kötter sagt, er hat 130 %. Dabei nehme ich ihm ja immer wieder eine ganze Menge ab.

Zahlen können keine Kündigung schreiben

An dieser Stelle wollen wir als Berater dazwischengehen, denn das Gespräch beginnt, sich im Kreis zu drehen. Was unsere Beraterin ausgerechnet hat, ist das eine, und wir geben zu: Zahlen lügen nicht. Allerdings können Zahlen auch keine Kündigung schreiben. Und gerade in Frau Hohkamps Abteilung sind sie auch gut beraten, darauf zu verzichten. Denn eigentlich ist doch offensichtlich, dass Herr Simon gebraucht wird. Wie soll Herr Kötter denn 130 % seiner Arbeit ableisten? Er ist Familienvater und verbringt seine Abende regelmäßig mit seiner Tochter auf dem Fußballplatz.

Was dahintersteckt, ist eine einfache Rechnung: (0,6 + 1,3) / 2 = 0,95. Die 0,95 beziehungsweise 95 % ist die Zahl, um die es geht, und auf die Frau Hohkamp sich fokussieren sollte. Denn im Endeffekt ist sie für die Aufgabenverteilung im Team zuständig und die Konsequenzen, die sie ziehen sollte, sind einfach: Die Aufgaben, die Herr Simon Herrn Kötter täglich abnimmt, nicht nur, weil er über die Kapazitäten verfügt, sondern auch, weil er formal und persönlich dafür qualifiziert ist, müssen aus Herrn Kötters Stellenprofil gestrichen und in dem von Herrn Simon verankert werden. Auf diese Weise kommen beide auf eine Arbeitsauslastung von 95 % und davon, dass einer von beiden verzichtbar ist und Frau Hohkamp eine Kündigung schreiben sollte, kann gar keine Rede mehr sein.

Wie Sie freie Kapazitäten nutzen können

Eine Beratungsfirma sieht sich jeden Mitarbeiter einer Abteilung isoliert an und berechnet seine Arbeitsauslastung. Zukunftsorientiert wird dieser Ansatz aber erst dann, wenn wir einen Schritt weitergehen, wenn nämlich die gesamte Abteilung mit all ihren Aufgaben auf der einen und benötigten Full Time Equivalents (FTE) auf der anderen Seite betrachtet wird. Wenn Herr Simon und Herr Kötter beide Vollzeit arbeiten, stellen sie zwei FTEs. Für die durch unsere Beraterin erfassten Aufgaben bräuchte die Abteilung zwar nur 1,9 FTEs. Aber das ist doch wunderbar! Liegen nicht schon seit zwei Jahren Altlasten in den Schubladen, die einfach nicht abgearbeitet werden? Und hat da nicht letzte Woche eine Kollegin eine schöne Idee geäußert, die mit den vorhandenen Kapazitäten aber einfach nicht umsetzbar war?

Stellvertretend für alle Führungs- und Fachkräfte

Liebe Frau Hohkamp, bitte schauen Sie sich die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter genau an und entscheiden Sie, was Herr Simon fest übernehmen kann. Wir unterstützen Sie natürlich sehr gerne dabei. Schließlich haben wir die notwendigen Daten schon erhoben. Da wir Sie als kooperativen Menschen erleben, sind wir uns sicher: Eigentlich möchten Sie selbst keine Kündigung schreiben.

Lieber Herr Kötter, bitte sagen Sie uns und sagen Sie Frau Hohkamp, dass Ihnen Ihre Aufgaben über den Kopf wachsen. Ihre Tochter wird es Ihnen danken, wenn Sie beim Fußball weniger angespannt sind. Und vor allem wird Herr Simon es Ihnen danken, der sich freut, neue anspruchsvolle Aufgaben in sein Portfolio aufnehmen zu können.

Lieber Herr Simon, bitte sprechen Sie mit uns und vor allem mit Frau Hohkamp darüber, dass Sie freie Kapazitäten haben. Letztendlich wird sie Sie mit Freude für das demnächst anstehende Forschungsprojekt einsetzen, das Ihr Fachwissen erfordert und das Frau Hohkamp schlaflose Nächte kostet, weil sie nicht weiß, wie sie das Projekt auch noch unter den Abteilungshut bekommen soll.

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