Wissensmanagement im Unternehmen

Wissenstransfer und Wissenssicherung, Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen, Verkürzung der Einarbeitungszeit, Wissensdatenbank bzw. Unternehmenswiki

Wie wir Ihnen bei Wissensmanagement im Unternehmen helfen können:

Wissensmanagement ist ein sehr weites Feld. Es gibt zahlreiche Wissensmanagement-Methoden, von denen es gilt, die für Sie geeigneten Methoden herauszufiltern, sinnvoll anzupassen und praxisorientiert anzuwenden. Hierfür haben wir eine einzigartige Methodik entwickelt, welche die besten Wissensmanagement-Methoden in sich vereint. Diese Methodik ist Grundstein für alle folgenden Einsatzszenarien:

  • Wissenstransfer und Wissenssicherung: Falls z.B. aufgrund des demographischen Wandels zahlreiche Mitarbeiter in den Altersruhestand gehen, können wir deren Wissen sichern und Wissenstransfers begleiten.
  • Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen: Wenn Sie Wissensmanagement einführen wollen, legen wir den richtigen Fokus, der für Ihre spezielle Situation passt und können Ihnen sagen, wie Sie schrittweise und am besten vorgehen.
  • Verkürzung der Einarbeitungszeit: Sollten Sie an wichtigen Schlüsselpositionen neue Mitarbeiter bekommen und kommt es auf einen möglichst reibungslosen und schnellen Übergang an, erstellen wir Einarbeitungspläne für Sie.
  • Wissensdatenbanken bzw. Unternehmenswiki: Falls Sie das Wissen von Teams oder ganzen Abteilungen gegen Wissensverlust schützen wollen oder Prozesse dokumentieren und transparent für andere Mitarbeiter machen wollen, erstellen wir komplette Wissensdatenbanken bzw. Unternehmenswikis (hier geht es zur dem Preisträgerprojekt, welches damit gewonnen wurde).

Mit unserer Erfahrung aus über 15 Jahren Wissensmanagement-Projekten in den unterschiedlichsten Branchen und über 2.000 Experteninterviews versprechen wir, dass wir auch Ihre Herausforderungen schnell und praxisorientiert lösen.

Wenn Sie Hilfe brauchen, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen sehr gerne mit Rat und Tat zur Seite und beraten Sie in einem kostenfreien Kennenlerngespräch. Wir sind deutschlandweit vertreten, unsere Kontaktdaten finden Sie unten auf dieser Seite.

Nachstehend finden Sie weitere detaillierte Informationen zu den jeweiligen Themen.

Wie Sie Wissensmanagement einführen und Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich einsetzen

Wenn Sie Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich einführen wollen, stehen Sie zunächst vor der großen Herausforderung, dass Sie klären müssen, was Sie genau darunter verstehen. Die Beantwortung dieser Frage mag trivial wirken, sie ist aber ein sehr häufiger Grund, dass Wissensmanagement letztlich scheitert. Aus unserer Erfahrung heraus versteht jeder etwas anderes unter Wissensmanagement. Daher ist eine häufig gewählte Herangehensweise eine umfangreiche Recherche im Internet oder in der Sekundärliteratur. Oftmals bleibt aber das Gefühl, dass die Ansätze sehr theoretisch und wenig praxisnah wirken, häufig fehlen konkrete Empfehlungen zur Umsetzung.

Wir haben aus diesem Grund eine Übersicht erstellt, die in Anlehnung an die 6 Kernprozesse des Wissensmanagements gestaltet wurde. Diese sind:

  • Wissensidentifikation
  • Wissenserwerb
  • Wissensentwicklung
  • Wissensverteilung
  • Wissensnutzung
  • Wissensbewahrung

Mehr Literaturhinweise und eine sehr gute Zusammenfassung finden Sie auf Wikipedia.

Aus unserer Erfahrung heraus haben wir noch zwei weitere wichtige Kernprozesse hinzugefügt, die in der Praxis immer wieder auftauchen. Diese beiden Kernprozesse sind für uns in der Praxis hilfreicher als die wissenschaftlich empfohlenen Zusatzprozesse (Wissensziele, Wissensbewertung):

  • Löschung von Wissen
  • Managen von Wissen

Welche konkreten Schritte zur Einführung sollten Sie gehen?

Um im ersten Schritt also die für Sie relevanten Felder herauszufinden, haben wir 58 typische Gestaltungsfelder und Praxisprobleme des Wissensmanagements definiert, auf die wir bei Kundenprojekten über die Jahre gestoßen sind. Diese Gestaltungsfelder haben wir nun zu den Kernprozessen zugeteilt und zu jedem Kernprozess jeweils wieder sinnvolle und praxiserprobte Wissensmanagement-Methoden zugeteilt. Dadurch sind diese Gestaltungsfelder extrem praxisnah gestaltet und wir haben so einen perfekten Leitfaden zur Einführung von Wissensmanagement entwickeln können. Hier können sie mehr darüber erfahren:

Bild_Methoden des Wissensmanagements, Wissensmanagement im Unternehmen

© 3 Perspektiven GmbH, Methoden des Wissensmanagements

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Wissensmanagement-Methoden überhaupt relevant und wie die Methoden ausgestaltet sind, sollten Sie ein geeignetes Pilotprojekt wählen. Achten Sie darauf, dass es weder zu einfach noch zu herausfordernd ist. Anhand dieses Pilotprojektes werden Mitarbeiter selbst den Nutzen erfahren und die Praxistauglichkeit unter Beweis stellen können. Mit diesem Erfolg sollten Sie den nächsten schrittweisen Rollout planen und zugleich die nächsten Beteiligten Personen an den Erfahrungen aus dem Pilotprojekt teilhaben lassen, um möglichen Widerständen proaktiv entgegenzuwirken.

Die Einführung kann ab jetzt schrittweise oder dezidiert in einem „großen Vorhaben“ erfolgen. Mit einer schrittweisen Einführung haben wir bislang die besten Erfahrungen gemacht.

Gibt es branchenspezifische Unterschiede bei der Einführung?

Bei der Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen taucht auch immer wieder die Frage auf, ob es je nach Branche Unterschiede gibt. Ja, die gibt es. Die relevanten Gestaltungsfelder sind unterschiedlich, z.B. gibt es Branchen, in denen der demographische Wandel in den nächsten Jahren relevant wird oder schon ist, andere Branchen haben damit nahezu keine Berührungspunkte. Beispiele für unterschiedliche Herausforderungen für Wissensmanagement finden Sie hier:

Grundsätzlich gilt aber, dass die Handlungsfelder branchenspezifisch sind, sie sind aber für jedes Unternehmen ohnehin individuell zu betrachten. Insofern ist dies nicht so relevant. Was weit wichtiger ist, ist die praxisnahe Umsetzung, also wie Sie die jeweiligen Methoden einmalig oder tagtäglich anwenden und ausgestalten.

Wenn Sie Wissensmanagement zudem ganzheitlich betrachten, entstehen noch viele weitere positive Nebeneffekte, wie Sie weitere Management-Disziplinen wie z.B. Prozessmanagement oder Organisationsentwicklung integrieren können:

Wissenssicherung und Wissenstransfer im Unternehmen

Die häufigste Assoziation mit Wissensmanagement im Unternehmen ist in der Praxis das Thema Wissenstransfer im Unternehmen. Also der Austausch von Wissen unter Mitarbeitern. Sehr häufig wird dies aber reduziert auf die Weitergabe von Wissen bei ausscheidenden Mitarbeitern. Dabei sind die häufigsten Szenarien der altersbedingte Ruhestand (insb. demographischer Wandel), der Arbeitgeberwechsel oder der interne Stellenwechsel.

In der Folge werden Maßnahmen hierfür als einmalig und nicht zwingend institutionalisiert gesehen. Im ungünstigen Fall werden diese zudem noch sehr kurzfristig ergriffen und unzureichend organisiert.

Dabei kann Wissenstransfer viel mehr. Wenn Sie es geschickt anstellen, schlagen Sie zahlreiche Fliegen mit einer Klappe. Die größten positiven Nebeneffekte sind zweifelsohne die Wissenssicherung gegen ungeplanten Wissensverlust und die Dokumentation sämtlichen Wissens, welches normalerweise ausschließlich in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter steckt. Hier haben wir konkret beschrieben, wie wir dieses Thema angehen und welche Methoden in der Praxis funktionieren:

Aber auch beim Wissenstransfer im Unternehmen gilt: Es gibt Stolperfallen. Man kann sehr viel falsch machen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie den „Karren an die Wand fahren“ und Mitarbeiter eher verschrecken als sie einzubinden und dafür zu gewinnen.

Daher sollten Sie unbedingt strukturiert an einen Wissenstransfer gehen. Es ist egal welche Methoden Sie für den Wissenstransfer wählen: Sorgen Sie für Ansprechpartner, ein standardisiertes Vorgehen und Transparenz. Diese 3 Punkte sind die wohl wichtigsten Erfolgsfaktoren für nachhaltigen Wissenstransfer im Unternehmen. Wir haben hier für Sie zusammengefasst, wie Sie Wissenstransfer etablieren können:

Durch Wissensmanagement Einarbeitungszeit verkürzen und Einarbeitungsplan erstellen

Wie oben schon beschrieben hat der Wissenstransfer bei ausscheidenden Mitarbeitern aktuell den größten Stellenwert im Kontext von Wissensmanagement im Unternehmen. Mit anderen Worten: Sie wollen Mitarbeiter möglichst schnell einarbeiten und ihnen alles relevante Wissen mit auf den Weg geben.

Hierfür eignet sich ein Einarbeitungsplan hervorragend. Wie solch ein Einarbeitungsplan konkret aussieht und wie Sie diesen anfertigen können, wie umfangreich er sein sollte und welche Voraussetzungen er erfüllen sollte, finden Sie in diesem Artikel:

Wenn Sie solch einen Einarbeitungsplan und ein „Jobhandbuch“ angefertigt haben, haben Sie die Möglichkeit eine Einarbeitungszeit auf unter 3 Monate zu verkürzen. In Einzelfällen und mit begleitenden Maßnahmen sind sogar Einarbeitungszeiten von ca. nur 1 Monat möglich.

Die häufigsten Widerstände gegen Einarbeitungspläne liegen übrigens darin, dass es eine einmalige Maßnahme ist und viel Geld zusätzlich investiert wird, was doch dem Anschein nach ohnehin nach 6-9 Monaten erfolgen wird. Dabei wird aber vergessen, dass man Einarbeitungspläne ganz nebenbei in ein Wissensmanagement integrieren kann und Sie keine einmalige Maßnahme haben, sondern den Grundstein für eine ausbaubare Wissensdatenbank.

Wissensdatenbank bzw. Unternehmenswiki mit Microsoft SharePoint

Warum sollten alle Maßnahmen des Wissensmanagements losgelöst und Einzelmaßnahmen sein? Durch die  IT-Lösung einer Wissensdatenbank oder durch ein Unternehmenswiki erweitern Sie den Spielraum der Möglichkeiten. Jedoch existieren zahlreiche Wissensmanagement-Tools auf dem Markt. Welches ist nun das sinnvollste Instrument für Sie?

Aus unserer Erfahrung heraus benötigen Sie tatsächlich keine eigene, spezielle Wissensmanagement-Softwarelösung. Wissensmanagement ist mit sogenannten Bordmitteln hervorragend zu bewerkstelligen, wenn man diese sinnvoll anpasst und erweitert.

Ein perfektes Instrument hierfür, was die meisten Unternehmen ohnehin im Portfolio haben, ist Microsoft SharePoint. Es ermöglicht, die meisten Handlungsfelder des Wissensmanagement sehr komfortabel in der täglichen Arbeit zu unterstützen. Zudem sind die Lizenzkosten für diese Lösung auch für KMU mehr als erschwinglich.

Eine Wissensdatenbank oder ein Unternehmenswiki legen perfekte Grundsteine, um Wissenstransfer zu unterstützen. Sie erlauben die Sicherung und die Dokumentation von Erfahrungswissen, machen Wissen transparent und auf Aktualität überprüfbar. Im nachfolgenden Artikel beschreiben wir, was für die Umsetzung eines Unternehmenswikis relevant ist:

Warum ist Microsoft Sharepoint für Wissensmanagement im Unternehmen perfekt geeignet?

Microsoft SharePoint schafft damit etwas ganz Entscheidendes für die erfolgreiche Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen. Es kann alle Maßnahmen miteinander verknüpfen und holt sie in die tägliche Arbeit. Damit werden viele Widerstände, die üblicherweise bestehen, ausgeräumt.

Achten Sie bei der gesamten Konzeption aber in jedem Fall darauf, dass Microsoft SharePoint richtig angewandt und individuell konfiguriert wird. In der „Out-of-the-Box“-Version wird dies leider nicht gelingen. Sowohl Usability als auch Downsizing sind erfolgskritische Faktoren, wenn Sie sich hierfür entscheiden. Mit anderen Worten: weniger ist manchmal mehr. Auch im Wissensmanagement. Gerade im Wissensmanagement

Wir sind Partner für Valo Intranet

Valo Intranet der finnischen Firma Blue Meteorite ist eine SharePoint-basierte Softwarelösung für ein individualisierbares Intranet, die sowohl für ein klassisches als auch für ein soziales Intranet genutzt werden kann. Durch die Verwendbarkeit auf Mobilgeräten kann Valo Intranet überall verwendet werden und unterstützt flexible Arbeitszeitmodelle.

Als Partner von Valo Intranet installieren wir die Software in Ihrem Unternehmen. Zuvor nehmen wir uns Zeit für detaillierte Beratungsgespräche und entwerfen mit ihnen gemeinsam Ihr optimales Intranet-Konzept. Anschließend passen wir Ihre Benutzeroberfläche an und konfigurieren sie für Ihre IT-Umgebung.