Organisationsentwicklung und Change Management

Umstrukturierung und Restrukturierung, Change Management, Organisationsentwicklung bzw. ideale Organisationsstruktur, Shared Services

Wie wir Ihnen bei Organisationsentwicklung und Change Management helfen können

Es gibt verschiedene Gründe für Veränderungsbedarf in einer Organisation. Mal wächst ein Unternehmen, mal schrumpft es, mal müssen Prozesse optimiert werden, mal macht das Personalmanagement Veränderungen notwendig. Egal weshalb – bei jeder Veränderung sollte man nicht einfach über die Menschen hinweggehen, sondern sie einbinden und mit Fingerspitzengefühl handeln:

  • Umstrukturierung und Restrukturierung: Wir begleiten Ihre Umstrukturierungsprozesse, indem wir die optimale Struktur für Ihre Organisationsbereiche ermitteln und Ihre Organisationsentwicklung gemeinsam mit Ihnen planen. Restrukturierungen machen wir obsolet.
  • Change Management: Da wir Ihre Mitarbeiter bei der Umstrukturierung von Anfang an einbinden, können Sie auf ein Change Management nahezu vollständig verzichten. Die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter ist von vornherein gegeben.
  • Organisationsentwicklung bzw. ideale Organisationsstruktur: Die ideale Organisationsstruktur hängt vollständig von Ihren internen Prozessen ab. Anhand verschiedener Kennzahlen können wir Ihre bestehenden Strukturen analysieren und Ihnen Vorschläge für Ihre Organisationsentwicklung machen.
  • Shared Services: Mithilfe unserer einzigartigen Methode decken wir Doppelarbeiten in Ihrem Unternehmen auf. Um diese zu vermeiden und entsprechende Kosten zu senken, entwickeln wir für Sie individuelle Shared-Services-Modelle.

Durch unsere Methodik machen wir Betroffene zu Beteiligten. Wir binden Menschen ein, wollen Menschen schützen und zugleich die Unternehmensziele sicherstellen.

Diesen Anspruch haben wir an uns. Diesen Anspruch dürfen Sie und Ihre Mitarbeiter ebenfalls an uns haben. Wenn in Ihrem Unternehmen Veränderungen anstehen oder notwendig scheinen – kommen Sie einfach auf uns zu und lassen Sie uns darüber sprechen.

Nachstehend finden Sie detaillierte Informationen, wie wir Organisationsentwicklung und Change Management angehen.

Wie wir Sie bei Ihrer Umstrukturierung unterstützen

Veränderungen im Unternehmen fordern Umstrukturierungen. Das trifft auch dann zu, wenn es bei Ihnen gut läuft. Denn als Gründe für Umstrukturierungen sind folgende Szenarien denkbar:

  • Ihr Unternehmen wächst
  • Ihr Unternehmen schrumpft
  • Der Status quo muss hinterfragt werden

In jedem Fall sollten Sie im Rahmen einer Umstrukturierung ein umfassendes Wissensmanagement garantieren, um Ihr Unternehmenskapital zu sichern. Jeder Ihrer Mitarbeiter verfügt über ein detailliertes Wissen über die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Teilweise befindet sich dieses Wissen ausschließlich in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter und muss vor einer Umstrukturierung gesichert werden. Als langjährige Spezialisten im Bereich des Wissensmanagements unterstützen wir Sie gern auch dabei. Wie wir dabei vorgehen, erfahren Sie hier:

Welche Bereiche bei Umstrukturierung und Restrukturierung relevant sind

Um eine zukunftsfähige Struktur in Ihrem wachsenden Unternehmen zu schaffen, analysieren wir detailliert die bestehenden Strukturen. Mit Blick auf die Zukunft hinterfragen wir die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen und prüfen, ob die, häufig historisch gewachsene, Aufgabenverteilung Ihrer Zukunftsperspektive entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, entwerfen wir für Sie einen Plan für Ihre optimale Umstrukturierung. Dabei prüfen wir, ob Sie Zwischenstrukturen benötigen, zum Beispiel in Form von Direct Reports, um Ihre Strukturen jedem einzelnen Wachstumsschritt anzupassen.

Wenn von „Restrukturierung“ gesprochen wird, geht es in der Realität in der Regel um Entlassungen. Unternehmen holen sich Unternehmensberatungen ins Haus, die feststellen, an welcher Stelle zu viele Mitarbeiter sitzen und ziehen die Konsequenz. Doch Mitarbeiter zu entlassen, spart zwar Kosten, fördert aber nicht Ihr Wachstum. Das umfangreiche Know-how, das Ihre Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erworben haben, sollten Sie nutzen, um Ihr Unternehmen wieder auf den gewünschten Kurs zu bringen.

Durch eine geschickte Umverteilung der Aufgaben setzen Sie Ihre Mitarbeiter langfristig gewinnbringend ein. Gerne übernehmen wir für Sie die grundlegenden Analysen und entwerfen einen detaillierten Umverteilungsplan. Hier lesen Sie mehr zu unserer Umverteilungsstrategie:

Auch wenn der Status quo in Ihrem Unternehmen zu aus Ihrer Perspektive befriedigenden Ergebnissen führt, können wir Ihre Prozesse effizienter gestalten. Denn Ihre Mitarbeiter verfügen über einen tiefen Einblick, den Sie für Ihr Wachstum nutzen sollten. Deren Hinweise zur Optimierung Ihrer Prozesse nehmen wir auf und fassen sie zu gewinnbringenden Maßnahmen zusammen.

Change Management – warum es bei unserer Methodik fast obsolet wird

Der Mensch empfindet zunächst jede Änderung, und damit auch jede Umstrukturierung, als Gefahr. Betrachten Sie die Kündigungswellen, die häufig mit Umstrukturierungen einhergehen, werden Sie zugeben, dass diese Angst nicht ganz unbegründet ist. Daher wird wiederholt auf Kurt Lewins 3-Phasen-Modell zurückgegriffen, um eine Veränderung bei den Mitarbeitern durchzusetzen:

  • Nach Lewin sollen Sie im Rahmen des „Unfreezing“ unter den Mitarbeitern das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung schaffen. Mit unserer Methodik setzen wir jedoch bereits bei den Mitarbeitern an. Sie sind es, die die täglichen Prozesse kennen und Veränderungen fordern.
  • Wir nehmen die Optimierungshinweise Ihrer Mitarbeiter auf und bewerten sie im Hinblick auf Ihre Unternehmensziele. Auf diese Weise arbeiten wir top down und bottom up und bringen beide Perspektiven zusammen. So vermeiden wir es, Ihre Mitarbeiter mit einem „Changing“ zu konfrontieren, auf das sie mit Widerstand reagieren würden.
  • Beim „Refreezing“ werden Ihre Mitarbeiter Sie bereitwillig unterstützen. Da sie es sind, die die Veränderungen fordern, werden sie die neuen Prozesse gerne in ihre täglichen Arbeitsprozesse integrieren.

Wenn Sie nun über eine Umstrukturierung top down entscheiden, benötigen Sie ein umfassendes Change Management, um die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Denn nur eine Struktur, die die Mitarbeiter unterstützen, kann langfristig zu gewinnbringenden Ergebnissen führen. Ein Change Management ist jedoch nicht nur teuer, sondern stellt auch einen großen Risikofaktor dar. Durch unsere Methodik können Sie auf dieses Risiko verzichten, denn die notwendigen Schritte sind unserem Vorgehen immanent, wie Sie hier lesen:

Organisationsentwicklung – wie finden Sie die ideale Organisationsstruktur?

Im Rahmen der Interviews, die wir mit Ihren Mitarbeitern führen, nehmen wir neben Optimierungshinweisen auch die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter auf. Auf der Basis der so erhobenen Daten entwerfen wir anschließend Ihre ideale Organisationsstruktur. Dabei orientieren wir uns an Ihren Geschäftsprozessen, die wir bezogen auf ihre Effizienz analysieren und zukunftsfähig planen. In einem zweiten Schritt betrachten wir Ihr Personal und planen dessen optimalen Einsatz im Rahmen der neuen Organisationsstruktur. Anhand der Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter analysieren wir im Rahmen einer genauen Personalbedarfsberechnung, welches Team beziehungsweise welche Abteilung welche Anzahl an Mitarbeitern benötigt. Gleichzeitig berücksichtigen wir die Fähigkeiten und Interessen Ihrer einzelnen Mitarbeiter und klären, ob das Verhalten Ihrer Führungskräfte den neuen Strukturen angemessen ist.

In einem weiteren Schritt prüfen wir Ihre vorhandenen IT-Prozesse auf ihre Eignung für die neuen Organisationsstrukturen. Gegebenenfalls ergänzen wir Ihre Software um benötigte Funktionen oder implementieren eine neue Software in Ihrem Unternehmen. Diese wählen wir entweder auf dem Markt für Sie aus oder entwickeln sie individuell zu Ihren Anforderungen. Dabei legen wir Wert darauf, dass Ihre Geschäftsprozesse durch die IT abgebildet werden. Die Technologie muss zu den Prozessen passen und nicht umgekehrt.

Mit unserer Methodik verfolgen wir also das Ziel einer konsequenten Strategie. Dafür analysieren wir die unterschiedlichen Elemente Ihrer Organisationsstruktur, optimieren sie und stimmen sie so aufeinander ab, dass sie optimal ineinandergreifen.

Wie Sie Potentiale durch Shared Services sinnvoll ausschöpfen

Bis vor wenigen Jahren existierte der Trend, möglichst viel outzusourcen, um Kosten zu sparen. Diese Strategie geht nur teilweise auf, wie viele Unternehmen feststellen müssen. Zwar erweist sich das Outsourcing im Hinblick auf die unmittelbaren monetären Kosten tatsächlich als günstiger als die interne Bearbeitung der entsprechenden Aufgaben. Da jedoch die externen Dienstleister über zu wenige Berührungspunkte mit dem Endprodukt ihrer Kunden verfügen, leidet die Qualität der Arbeit. Gleichzeitig erweist sich die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister als sehr komplex. Umfangreiche Korrespondenz und Wartezeiten führten zu  Arbeitsaufwand und Verzögerungen, die sich in Ihren Kosten niederschlagen.

Mittlerweile steigen viele Unternehmen auf Shared Services um, weil sie erkannt haben, dass die Qualität der Arbeit auf diese Weise steigt. Aufgrund der vereinfachten Prozesse der Zusammenarbeit können außerdem Kosten gespart werden. Unter „Shared Services“ versteht man Organisationseinheiten innerhalb des Unternehmens, die bestimmte interne Dienstleistungen übernehmen. Üblich ist beispielsweise der Einsatz von HR- oder IT-Abteilungen oder einer spezialisierten Organisationseinheit für das Controlling. Wir gehen bei der Analyse Ihrer Organisationsstruktur einen Schritt weiter, indem wir nicht nur abteilungsübergreifende Shared Services etablieren. Zusätzlich prüfen wir die individuellen Belange Ihrer einzelnen Abteilungen und Teams, um Potenziale für Shared Services zu identifizieren. Hierfür identifizieren wir Querschnittsaufgaben und weisen diese unter Berücksichtigung der optimalen Struktur zu. Beispielsweise analysieren wir die Prozesse Ihres Reisemanagements und entwerfen die optimale Struktur. Dabei untersuchen wir, ob Ihr Reisemanagement idealerweise abteilungsübergreifend, an einer festen Stelle innerhalb der Abteilungen, innerhalb eines Teams oder von jedem Mitarbeiter selbst durchgeführt werden sollte.