Der optimale Einarbeitungsplan

Ein Einarbeitungsplan soll in aller Regel für alle Beteiligten die folgenden Ziele erfüllen:


Aus Sicht des Mitarbeites soll er solch eine strukturierte Einarbeitung ermöglichen, dass vom ersten Tag an ein vorbereiteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sein neues Arbeitsumfeld schnell vertraut wird, alle relevanten Informationen zu seinen neuen Tätigkeiten je nach Dringlichkeit übersichtlich zur Verfügung gestellt werden und eine Einarbeitungszeit ohne Unsicherheit gewährleistet ist.

Aus Sicht des Unternehmens soll ein Einarbeitungsplan solch eine strukturierte Einarbeitung ermöglichen, dass – ganz gleich welche Position und welche Tätigkeitsbereiche die Stelle betreffen – eine Einarbeitung in gleichbleibend hoher Qualität gewährleistet wird, neue Mitarbeiter vom ersten Tag an zufrieden sind und Einarbeitungszeiten nach Möglichkeit auf ein Minimum reduziert werden.

Beschäftigte, die einen oder bereits mehrere Stellenwechsel hinter sich haben berichten häufig vom „kalten Wasser“ und geben ihre Einarbeitungszeit mit 4-6 Monaten an, nicht wenige sogar mit 6-9 Monaten. Dabei können Sie durch einen Einarbeitungsplan die Einarbeitungszeit auf 3 Monate verkürzen, bei manchen Stellen konnten wir die Einarbeitungszeit nach Einschätzung der neuen Mitarbeiter sogar auf unter 1 Monat senken.

Wichtige Rahmenbedingungen für einen Einarbeitungsplan

Zunächst sollten Sie sich bewusst werden, welche Ziele Sie mit dem Einarbeitungsplan verfolgen und wie die jeweiligen Rahmenbedingungen sind.

Hat die Stelle, für die Sie den Einarbeitungsplan erstellen möchten, einen hohen Anteil an Routinetätigkeiten, also Tätigkeiten, die immer gleich oder sehr ähnlich zu erledigen sind oder hat sie eher einen hohen Anteil an individuellen und häufig unterschiedlich zu erledigenden Aufgaben?

Wird, wenn der neue Mitarbeiter die Stelle antritt, der Vorgänger noch verfügbar sein, so dass eine überschneidende Einarbeitungszeit und ein persönlicher Autausch möglich ist oder wird der Nachfolger die Stelle antreten, wenn der Vorgänger schon nicht mehr im Haus ist?

Welche inhaltlichen Aufgaben hat der neue Mitarbeiter konkret, ist er Führungskraft oder nicht, liegen die Tätigkeitsbereiche im technischen oder im nicht-technischen Umfeld?

Der grundsätzliche Aufbau unseres Einarbeitungsplans ist dabei immer gleich und kann aus unserer Erfahrung heraus für alle Szenarien verwendet werden.

Ein Einarbeitungsplan sollte jedoch grundsätzlich in ein Einarbeitungskonzept zur Personaleinführung eingebettet sein, welches aus zwei Bestandteilen bestehen sollte:

  1. Dem Einarbeitungsplan (Zeitplan) mit allen zu erfüllenden organisatorischen Aufgaben
  2. Der Einmarbeitungsmappe mit der Struktur aller Tätigkeiten des neuen Mitarbeiters („Was ist zu tun“) und ggf. aller Inhalte („Wie ist das zu tun“)

Der Einarbeitungsplan als 1. Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Um eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter in nur 3 Monaten oder noch kürzer zu bewerkstelligen, empfehlen wir aus unserer Erfahrung heraus eine Einteilung des Einarbeitungsplans in 5 Phasen:

Einarbeitungsplan Phasen

Nachstehend finden Sie eine Kurzübersicht über die typischen Aufgaben, die während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den jeweiligen Phasen erledigt werden sollten.

Typische Aufgaben in der Vorbereitungsphase sind:

  • Erstellen/Anpassen der Einarbeitungsmappe (insb. der vollständigen Tätigkeitsstruktur)
  • Festen Ansprechpartner/Paten vereinbaren
  • Arbeitsplatz organisieren (z.B. Mitarbeiterausweis, Sitzplatz, Telefone, PC/Laptop, Büromaterial, Visitenkarten)
  • Zugangsdaten organisieren (E-Mail-Postfach, Log-ins, Anwendungsprogramme, Rechte, Schlüssel/Keycards, Zeiterfassung etc.)
  • Personalunterlagen überprüfen (z.B. Sozialversicherungsausweis, Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Führerschein, betriebliche Altersvorsorge)

Typische Aufgaben am 1. Arbeitstag sind:

  • Vorstellungsrunde/Rundgang
  • Begrüßungsgespräch mit der Führungskraft
  • Einweisung in den Arbeitsplatz und relevante Technik
  • Aushändigung und detaillierte Erläuterung des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Abstimmung über die nächsten Schritte

Typische Aufgaben in der Startphase sind:

  • Einarbeiten und Dokumentation offener Fragen anhand des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Bewusstes Einarbeiten in „Routinetätigkeiten“
  • Persönliches Treffen der wichtigsten Ansprechpartner
  • Ortstermine und Rundgänge
  • Wahrnehmen erster Jour-Fixes und Vorstellung
  • strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung

Typische Aufgaben in der Vertiefungsphase sind:

  • Einarbeiten und Dokumentation offener Fragen anhand des Einarbeitungsplans und der Einarbeitungsmappe
  • Bewusste Einarbeitung in „Sonderfälle“ und „Ausnahmen“
  • Selbsteinschätzung der Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse anhand der Tätigkeitsstruktur und Markieren „weißer Flecken“
  • Besuchen von Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen zur Beseitigung der „weißen Flecken“
  • strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung

Typische Aufgaben der Detailphase sind:

  • Überprüfung der Einarbeitungsmappe auf „noch offene“ Themen und Tätigkeitsbereiche
  • Gezieltes Nachstellen/Suchen von noch offenen „Sonderfällen“ und „Ausnahmen“
  • Besuchen von Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen zur Beseitigung der „weißen Flecken“
  • strukturiertes Feedbackgespräch mit der Führungskraft zum Stand der Einarbeitung inkl. Abstimmung über mögliche Optimierungspotentiale und Änderungswünsche

Eine detaillierte Einarbeitungsplan-Vorlage in Excel kann wie folgt aussehen: Einarbeitungsplan Vorlage

Die Einarbeitungsmappe als 2. Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitungsmappe stellt neben dem Einarbeitungsplan den zweiten Bestandteil des Einarbeitungskonzeptes dar und dient der strukturierten Übersicht über alle relevanten Informationen zur Stelle. Sie beinhaltet im Idealfall alle Informationen über die Organisation, die Abteilung und die Stelle selbst.

Wir empfehlen, eine Einarbeitungsmappe in 3 inhaltliche Blöcke aufzuteilen:

  • Informationen zur Organisation (z.B. Ansprechpartner in der Personalabteilung, Zugangskontrolle/Zeiterfassung, Umgangsgepflogenheiten, Gesamtveranstaltungen, Standorte, Organisationsplan, Geschäftsverteilungsplan usw.)
  • Informationen zur Abteilung/Team (z.B. Kollegenkreis, Aufgaben im Team, Vorgesetzte, Kantine/Mittagspausen, Kernarbeitszeiten, Urlaubsgepflogenheiten, Abteilungsveranstaltungen, Dienstreisen usw.)
  • Informationen zur Stelle (z.B. sämtliche relevanten Geschäftsprozesse, Aufgabenbereiche und Tätigkeiten, Besprechungen/Meetings, Projekte, zukünftige Themen, Querschnittsthemen usw.)

Wesentlicher Bestandteil ist hierbei eine Wissenslandkarte bzw. Wissenskarte, welche sämtliche Informationen zu einer Stelle enthält:

Einarbeitungsplan Wissenskarte

Wissenslandkarten unterscheiden sich im Gegensatz zum Einarbeitungsplan in ihrem Detailgrad und den Inhalten selbst sehr stark voneinander. Für Stellen mit hohem Routinetätigkeitsgrad ist eine Wissenslandkarte einmal erstellt und immer wieder einsetzbar. Für Stellen, die sehr hohen Individualisierungsgrad haben sollte man dringend die Rahmenbedingungen beachten und dabei genau abwägen, dass der Aufwand im richtigen Verhältnis zum Nutzen steht.

In nur 4 Stunden zu einem Einarbeitungsplan und einer Einarbeitungsmappe zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Wir beraten Sie gerne bei der Erstellung eines kompletten Einarbeitungskonzeptes, eines Einarbeitungsplans oder einer Einarbeitungsmappe. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Erstellung von Einarbeitungsplänen oder Einarbeitungsmappen komplett für Sie.

Die 3 Perspektiven GmbH kann auf über 12 Jahre Praxiserfahrung in der Erstellung von Wissenslandkarten bzw. Wissenskarten für Einarbeitungsmappen und der Verkürzung von Einarbeitungszeiten zurückgreifen.

Zum einen verfügen wir hierfür über eine eigene Methode, die es uns erlaubt in nur 4 Stunden sowohl Einarbeitungsplan als auch Einarbeitungsmappe zu erstellen. Zum anderen verfügen wir über eigene Wissensmanagement-Software, um das Einarbeitungskonzept in verschiedene Formate zu exportieren.

Um diese Leistung erbringen zu können, verfügen wir über Wissensmanagement-Berater, Redakteure, Software-Architekten & -Entwickler, SharePoint-Berater, Microsoft Certified Trainer und SharePoint MVPs.

Wir haben bereits in nahezu allen Branchen gearbeitet, verfügen über Erfahrungen aus über 1.000 Interviews und in unterschiedlichsten Hierarchieebenen – wir nennen Ihnen gerne Kunden und Ansprechpartner, so dass Sie sich selbst davon überzeugen können, was wir können.