Die Corona-Krise: Digitale Prozesse in drei Schritten

Wer bislang geschlafen hat, den weckt nun Corona. Digitale Prozesse sind in diesen Zeiten kein Nice-to-have mehr, sondern unabdingbare Notwendigkeit. Nur wer hier wach wird, kann Home Office und somit einen effektiven Infektionsschutz ermöglichen. Birgt der momentan erzwungene Aktionismus in Prozessoptimierung und Digitalisierung wertvolle Lösungen für die Zukunft?

© pexels.com, Digitale Prozesse für das Home Office sind das Gebot der Stunde

Großraumbüros lösen sich auf und rematerialisieren sich an den Küchentischen der Mitarbeitenden, um sich dann auf virtueller Ebene wieder zusammenzufinden. Was für viele Start-ups bereits seit Jahren Selbstverständlichkeit ist, hat seinen Weg noch längst nicht in alle Windungen der Strukturen mittelständischer Unternehmen gefunden. Deshalb müssen nun schnelle Lösungen her. Wer diese langfristig für das eigene Unternehmen nutzbar machen möchte, sollte in den nächsten Monaten folgende Schritte gehen. Nur dann lohnt sich der immense Aufwand, der aktuell abzurufen ist.

1. Jetzt: Home Office kurzfristig ermöglichen

Vor dem Hintergrund des Corona-Virus müssen digitale Prozesse her.

© pixabay.com, Vor dem Hintergrund des Corona-Virus müssen digitale Prozesse her.

Mitarbeitende weiterhin zu Vielen in einem Großraumbüro arbeiten zu lassen, ist nicht nur aus menschlicher Perspektive fragwürdig. Auch haben Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gegenüber eine Fürsorgepflicht. Aber wer das Personal weiterhin dieselbe Teeküche nutzen lässt, geht auch ein ökonomisches Risiko ein. Jeder Krankheitstag ist bekanntermaßen teuer. Doch in der momentanen Lage bedeutet eine einzige Infektion einen vollständigen Stillstand für mindestens zwei Wochen. Das gesamte Büro muss in Quarantäne.

Vor diesem Hintergrund sollten Geschäftsführende ernsthaft in Erwägung ziehen, kurzfristige Home-Office-Lösungen und entsprechende digitale Prozesse zu entwickeln. Auch wenn dies der Unternehmensphilosophie diametral entgegenzustehen scheint. Nun gilt es, schnelle Kommunikationswege zu finden und zumindest einen Arbeitsaustausch per E-Mail oder Chat zu ermöglichen. Vielleicht können vorübergehend private Rechner und Cloudlösungen herhalten.

Exkurs: Möglichkeiten für Arbeitsplätze jenseits des Bildschirms

Sollten Ihre Mitarbeitenden mit Tätigkeiten betraut sein, die die physische Anwesenheit in der Sache voraussetzen, müssen kreative Lösungen her. So arbeitet eine Zahnarztpraxis aus dem Ruhrgebiet bereits in zwei unabhängigen Teams, die sich niemals begegnen. Auf diese Weise fällt gegebenenfalls niemals die vollständige Belegschaft aus. Ein ähnliches Modell wendet eine Zimmerei in Ostwestfalen an. Sie erledigt mittlerweile alle Aufträge in festen Zweier-Teams, die mit den anderen Mitarbeitenden ebenfalls nie in Kontakt kommen. Zwar können so während der akuten Krise ausschließlich Kundenwünsche erfüllt werden, die zu zweit umzusetzen sind, aber das ökonomische Risiko erscheint doch vertretbar im Vergleich zu einem potenziellen Totalausfall.

2. Während der Krise: Digitale Prozesse optimieren

Im Rahmen Ihrer Arbeit im Home Office werden Sie und Ihre Mitarbeitenden viele Stolpersteine in den unter Druck aufgebauten digitalen Prozessen wahrnehmen. Die schnellste Lösung, die im ersten Schritt die richtige war, um die Arbeit im Home Office überhaupt sicherzustellen, ist bei weitem nicht immer die komfortabelste. Daher sollten Sie freie Kapazitäten, die in diesen Tagen in vielen Branchen leider in großem Umfang zur Verfügung stehen, für die Optimierung Ihrer digitalen Prozesse nutzen. Notieren Sie sich, was Ihnen auffällt und bearbeiten Sie das Problem, sobald Sie Zeit haben. Doch auch Ihren Mitarbeitenden sollten Sie eine Plattform bieten, auf der sie Optimierungsvorschläge anbringen können. Gemeinsam mit ihnen können Sie darauf aufbauend die optimale Lösung für die Krisenzeit entwickeln.

3. Nach der Krise: Digitale Prozesse festigen

Wenn die Krise beendet ist und Sie Ihre Mitarbeitenden wieder ins Großraumbüro zurückholen, sollten Sie nicht auf den heutigen Stand zurückfallen. Dann nämlich hätten Sie Zeit und Kraft und vielleicht sogar Geld für neue Hardware investiert, die nun auf den Oberflächen der neuen Laptops in einer Regalecke einstaubt. Sind Sie – wie der Rest der Gesellschaft – auch noch so froh, zum normalen Leben zurückkehren zu können, bedenken Sie, wie Sie in der vergangenen Zeit Ihr Unternehmen zukunftsfähig gemacht haben. Gleichzeitig sollten Sie die entwickelten Prozesse in eine feste Form gießen, um langfristig von ihnen profitieren zu können.

Wir gießen Ihre digitalen Prozesse in eine Form

Prüfen Sie daher genau, an welchen Stellen Sie in die richtige Richtung gegangen sind – und wo Sie an Ihre Grenzen gestoßen sind. Sei es, weil Ihnen die Erfahrung mit Prozessanalyse fehlt oder weil Sie IT-seitige Unterstützung benötigen. Für beide Probleme stehen bei uns Expertinnen und Experten parat, die ihre digitalen Prozesse gern aus beiden Perspektiven auf Herz und Nieren prüfen. Da Ihre Mitarbeitenden diejenigen sind, die sich täglich in diesen Prozessen bewegen, ist es elementarer Bestandteil unserer Methodik, auch sie mit ihren individuellen Optimierungsvorschlägen einzubinden.

Mehr zum Thema Prozessoptimierung und Digitalisierung finden Sie hier.

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