Der Sommerurlaub naht: Wie Sie Ihren Kopf von Aufgaben befreien

Wer kreativ arbeitet, benötigt entsprechenden Freiraum. Thomas H. Davenport, Professor am Babson College in Wellesley, Massachusetts, sagt über Wissenarbeiter*innen: „Denken ist ihr Lebensunterhalt“. Doch allzu häufig ist die Kreativität durch einen unübersichtlichen Aufgabenstapel eingeengt. Wer beständig damit beschäftigt ist, seine To-dos zu ordnen, hat es schwer, kreative Ergebnisse hervorzubringen.

© pixabay.com, Kreativität braucht Freiraum.

Wenn Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen, mühsam zusammenhalten, entsteht Stress. Dieser hemmt die kreative Aufgabenerfüllung, was wiederum zu Stress führt. Mit To-do-Listen versuchen wir täglich, diesen Stress in Grenzen zu halten. Herhalten müssen dafür Zettel, Excel- und Word-Dateien und natürlich Outlook. Das E-Mail-Postfach eignet sich hervorragend als To-do-Liste – vermeintlich. Denn wo bleiben die Aufgaben, die nicht per E-Mail eingegangen sind?

Aufgaben an einer Stelle versammeln

Alle Aufgaben in einer Liste

© pixabay.com, Alle Aufgaben in einer Liste

Auch im Kopf nachzuverfolgen, welche To-do-Listen noch abgearbeitet werden müssen, erzeugt Stress und engt die Kreativität ein. Hilfreich ist es deshalb, alle Aufgaben in einer Liste zu sammeln. Outlook ist hierfür ein sehr praktikables Tool. Aber Vorsicht: Hier ist nicht das E-Mail-Postfach gemeint!

Vielmehr verfügt Outlook über eine To-do-Listen-Funktion. Indem Sie alle Aufgaben darin festhalten, können Sie eine Liste abarbeiten und haben den Kopf frei für Ihre inhaltliche Arbeit. Die E-Mails, aus denen sich Aufgaben ergeben, ziehen Sie einfach in Ihre Aufgabenliste und müssen die entsprechende E-Mail bei Bearbeitung der Aufgabe nicht mühsam suchen.

Darüber hinaus können Sie den Raum für Aufgabennotizen verwenden, indem Sie Dokumente und weitere E-Mails ablegen oder schlicht hineinschreiben. Sollte Ihnen dieses Vorgehen zu unübersichtlich werden, weil Sie sehr viele Dokumente und Texte benötigen, erstellen Sie eine Aufgabe in OneNote, kopieren dort den Link zur Aufgabe und legen in der Aufgabennotiz lediglich den Link ab, über den sie wieder zu Ihren Notizen gelangen.

Aber was geschieht nun mit Ihren Papierdokumenten, die mit ihren Aufgaben einhergehen? Schließlich liegt  im Jahr 2019 noch lange nicht alles digital vor! Gerade deshalb sollten Sie auch Ihre Papierunterlagen mit Ihrer Aufgabenliste in Outlook verknüpfen. Dies funktioniert, indem Sie jeder Aufgabe in Outlook eine Nummer zuweisen und beispielsweise mit einem Papierordner mit Trennkarten arbeiten, auf denen Sie ebendiese Nummern vermerken. Bei der Bearbeitung finden Sie auf diese Weise schnell alle Unterlagen, die Sie benötigen.

Checkliste für eine geordnete Aufgabenliste in Outlook

  1. Ziehen Sie alle E-Mails, die mit einer Aufgabe verknüpft sind, in die Aufgabenliste in Outlook.
  2. Leiten Sie alle E-Mails weiter, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen.
  3. Löschen Sie alle E-Mails, die nicht oder nicht mehr relevant sind.
  4. Übertragen Sie alle Aufgaben aus allen To-do-Listen in die Aufgabenliste.
  5. Übertragen Sie alle Aufgaben, die Sie auf Klebezetteln notiert haben, in Ihre Aufgabenliste.
  6. Verknüpfen Sie alle relevanten digitalen Dokumente mit der entsprechenden Aufgabe.
  7. Versehen Sie alle relevanten Papierdokumente mit einer Nummer und vermerken Sie diese Nummern in den entsprechenden Aufgaben.
  8. Ordnen Sie jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu, um sich die Priorisierung zu erleichtern.

Sollte es Ihnen bei bestimmten Aufgaben schwerfallen, ein Fälligkeitsdatum zu vergeben, wählen Sie das Quartalsende. Am entsprechenden Tag können Sie sich gegebenenfalls erneut Gedanken über ein Fälligkeitsdatum machen.

Auf diese Weise befreien Sie Ihren Kopf von unnötigem Ballast und können sich wieder auf das fokussieren, was Ihre Arbeit als Wissensarbeiter*in ausmacht: die kreative Wertschöpfung.

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